Gmailで独自ドメインのメールを送受信できるようにする設定

独自(オリジナル)ドメインで発行できるメールを、Gメールで送受信したいな!こういうことありますよね?そんな時の設定方法についてです。

事前に準備するもの

  1. サーバで発行した初期ドメイン(例えばさくらサーバなら〇〇.sakura.ne.jp。アカウント情報に表示される初期ドメイン(FTPサーバ))
  2. 独自ドメインで作成した(使っている)メールアドレス(自分で作成したメールアドレス)
  3. 独自ドメインで設定したメールパスワード(サーバの初期パスワードと違うものにしている場合の混同に注意)

以上です。

上の1と3については、実際にメールアドレスを利用している人は知らない場合が多いと思いますので、その場合は①会社の管理者に聞く②管理を外部委託している場合は委託先からこれらの情報を入手することが必要になります。

Gメールの設定方法

若干のややこしさはあるもののせいぜい10分程度で設定は完了します。

1.Gメールを開く

最近GメールのUIが若干リニューアルしたようで、私の使っているテーマではクイック設定なるものが出現。もしこれがない場合は歯車マークから普通に設定を開くと設定画面に移動するはず。

2.基本設定

設定画面で

  1. 他のアカウントのメールを確認→メールアカウントを追加
  2. 登録したいメールアドレスを入力
  3. 他のアカウントからメール読み込み(POP3)

の順に進みます。

3.受信設定

事前に用意した情報はここで使います。契約サーバによって入力する内容が異なるのかもしれませんが、さくらサーバ、エックスサーバなどを確認してみたところほぼほぼ同じようなものだったので恐らく他社もほぼこんな感じかなと。

チェック項目はお好みになるのですが、迷う場合は基本チェック無しで進むのが良いと思います。後で再設定が可能です。

4.送信設定

ここまで行ってきたのは受信用のPOP設定。次にここで行うのが送信設定です。ちなみに受信のみで使いたいという場合は「いいえ」を選択することも可能でその場合これで終了になります。受信だけで使うならばサーバ側で転送メール設定を行うという方法もあります。

5.確認コード入力

確認コードの入力です。これをやり終えて全て終了になります。この確認コードがなかなか届かないことが多くて不安になることがあるかもしれません。Gメールでの受信設定は既に済んでいるのでわざわざWebメールなどを開く必要はなく、Gメールを開いて待っていれば届きます。

一元管理する際に便利な機能

受信したアドレスから返信する

これ結構重要です。受信したアドレスからの返信になっていないと相手側は見知らぬアドレスからの受信で???となってしまうことがあります。私も以前設定をミスってしまい相手先から「メールが届かないのですが?」というご指摘を頂き発覚したことがありました。こちらで「デフォルトアドレスからの送信にする」を選択していたのが原因です。

相手側でアドレスごとにメール振り分けなどを行う方がいらっしゃると、それ以外に分類されてしまって届いていない(実際には届いているけど)テイになってしまうので、こういう結果になってしまうことがある。なので複数のアカウントメールを扱う場合には必ず受信したアドレスから返信するという設定にしておくのがこういうトラブルの軽減に繋がると思います。設定は簡単

  1. 設定画面→名前→デフォルトの返信モードを選択→メールを受信したアドレスから返信する

にチェックするだけ。地味ですが重要な設定です。

ラベルを自動で付けてもらう

前述した3.受信設定。「受信したメールにラベルを付ける」にチェックを入れると、このアドレスに受信があった場合に自動でラベルを付けてもらえ振り分けを行ってくれます。これが超便利です。現在のGメールはフォルダ管理を行っていないので、メールの振り分けにはラベルを付けるくらいしか方法がありません。その際に便利なのがこのアドレスごとにラベルを付けてくれる機能。特に複数アカウントを管理する上で「どのアドレス宛に着たメールなのか?」が瞬間的に確認できるので非常に重宝します。

ということで、ラベルは付けるのがベストだと個人的には思っています。

会社に戻らないとメール確認ができない!を卒業しよう

社用メールをサーバ側から転送設定にするだけでは肝心な“受信したアドレスから返信できない”という点で少し物足りないと思います。ということで送受信を管理できる簡単な方法はないかな?と考えるとGメールということになるのかな?と。

もうこういう時代なので、メールの確認を場所限定で行っている方なんていないよな?なんて思っていましたけど、いやいや案外多いです。「会社戻っていないのでメール確認できてません・・・」なんていう話はそれほど無くなっていません。「あなたの帰りを待つ度にどんどん仕事が遅くなっていくのですよ・・・」とは失礼なので言わないけどね。

中小規模の会社さんにとっては売上に貢献するでもない大袈裟なグループウェアなど不要だとなるのかもしれません。結果そういうのは導入しない!と。であれば尚更無料で身近にあるツールを活かして仕事効率化を考えるということが重要なのではないかと。要は金がないなら頭使って工夫しろということ。こういう地道な努力は無駄にはなりません。

そのツールとしてGメールはオススメですよという話でした。

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