Gmailで探しているメールを検索したい時によく使う演算子。

Androidスマホを使っている方は特にだと思いますが、Gメールを使っている方多いと思います。それで使っているとよくあるのが「かなり前のこのメールを確認したい」などということ。私の場合はプライベートも仕事もGメールにズブっと浸かって生活しているのでこれが非常に多いし、膨大なメール量の中からこれを探すというのが結構大変でもあります。そんな時は検索演算子を使って便利に探すのがベターかも。

検索演算子ってナニ?

検索するために用意された式です。PCでもスマホでも同じことができます。使い方はカンタンで上の画像のように検索ボックスにGmailにあらかじめ用意されている検索演算子を入力してあげて検索するだけ。

良く使う演算子

できること演算子
本文含め単語を含む全てのメールを検索〇〇(単語を入力するだけ)
未読メールを読みたいlabel:unread
in:unread(in:はすべてのメールを検索する)
スター付きのメールだけ探すis:starred
完全一致のメールを探す例(〇〇カードニュース)
件名に含まれる単語を指定して検索subject:〇〇
指定期間内のメールを抽出する12月29から30日に着たメールだけを選ぶ
例(after:2019/12/29 before:2019/12/30 )
送信先を絞って検索〇〇さん宛てのメールを探す
例(to:〇〇)
送信者を絞って検索〇〇さんから着たメールを探す
(例 from:〇〇カード株式会社)
指定した名前・ファイル形式の添付があるメールを探す例(filename:〇〇.pdf

私の場合は、特に良く使うのが仕事メールの検索。これ結構骨が折れる作業で取引先からあるのが、次のような問合せ。

  • 昨年の今頃に送ってもらった見積を探しているけど見当たらない。
  • 送ってもらった仕様書が見つからない
  • 添付してもらったデータを使いたいけど、見つからない

などなど。お客様からの依頼には可能な限り対応するのが会社員の勤めですので、「ふざけんなよ、そんなに重要なら自分でわかるように保管しておけよ」なんて意地悪なことは考えたこともないです・・・?

そんな時にいちいち記憶を頼りに探していたのでは、目が疲れてしまいますよね。「あれ、このあたりだったような・・・違うか〜」なんて感じ。ありませんか?私もたまにその方が早いかなと思って探したりしますが、そういう時に限って見つからない。まして1年も前のメールなんて送ったことすら覚えていませんからお手上げ。

演算子は組み合わせでさらに使いやすくなる

例えば、「誰々宛ての見積で、2019年の1月頃に送った」というメールを探すなら、

  • to:誰々 subject:見積 after:2018/12/01 before:2019/02/28

というように演算子を複数組み合わせて検索することも可能です。それぞれの演算子間は半角でも全角でもスペース区切りで大丈夫なようですが、期間検索のみ前後を間違えないようにしないと何もヒットしないというようなミスも起きると思います。afterがその日以降でbeforeがその日以前ということになるので、指定期間検索の場合は「若い日付がbefore、古い日付がafter」と覚えておくと良いかと。

演算子+本文中の単語を含めて検索

実はこちらの方が利用頻度高いかもと思っていますが、とりあえずざっくり検索してみたいという場合に以下の方法がオススメ。

  • to:誰々(もしくはfrom:自分) 本文に入れたと思われる単語を入力

これだけ。例えば「〇〇さんに送ったメールで、価格表だったはず」という場合、「to:〇〇 価格表」として検索。すると該当する全メールが表示されるというもの。通常仕事で何度もやりとりしている場合は、記憶の方が優れているのでこの検索の方法が案外早い場合が多い。なので、実はこちらの検索の方が利用率高い気がします。私の場合、なんなら宛先も含めずに検索してしまうこともよくあります。ただ本文検索になるので、同様の単語が入ったものが予想外に大量にヒットしてしまう可能性が高いが難点。結局ある程度フィルタリングした方が良いのかなという気もします。

検索しやすくなるように、予めルールを決めておくとラクです

未読メール検索の「label:unread」以外は、内容がわかっている(自分が送ったor相手から頂いた)メールの検索になります。この中から送ったメールの検索をしたいとなれば、「自分が本文に書き込んだ内容がわかっていればカンタンに探せる」ということになるので、ルールさえ決めていれば良いということ。

実際他社から頂くメールをみていると、たまに件名に番号を記載したものをみかけたりすることがあります。統一されているのでなんらかのルール決めがなされているのだと思いますが、こういうのって良いよなと・・・。

一番カンタンなルール設定としては、送ったものの単語を本文に必ず書き込むこと。例えば仕様書だったら「仕様書をお送りします」とか見積だったら「見積をお送りします」とか。忙しいとついつい「ご依頼の件、資料添付いたしますのでご査収ください」なんて感じにしてしまいがちですけど、これだと後から探すのが厄介になってしまうということに。

ところで、相手にメール探させるためにわざわざ電話してくるのって・・・どうなの?

私のお客様の中にこういう方が本当にいらっしゃるので、少し困っているというか。正直言うと「迷惑」。多い時には日に数回もメールチェックさせられることもあるかなと。内容が技術的なことなので、私が窓口にならないとどうしようもないのは致し方ないとして、間違いなく後から確認するのがわかっている資料だったりするので「使うのわかっているなら、管理しておいて欲しいなぁ〜」なんて内心思うわけです。

と言いつつ、これも仕事のうちですからひたすら我慢しています。

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