Gmailに予約送信機能があることに最近気がついて、大いに使っている話。

先日、仕事の取引先からのご依頼で「日曜までに送っておいてね」というオーダーがありました。「そちらも日曜は休みですよね?月曜朝送信ではダメという理由は?」という内心ではありましたが、まあまあ・・・お仕事ですから快く承っておきました。

元々コロナ在宅ワーク中ですので自宅から送信ということになるため日曜にポチッとやれば済む話ではありますが、仕事自体は既に終わっている話だから送ろうと思えばすぐに送れる。かと言って、あまり早くメールしてしまうと「この仕事、そんなに楽勝で終わるものなんだぁ〜」と、客に足下見られるのも不本意なので時間を精一杯使ったテイで行こう!と考えたわけです。こんなときに使いたい機能は「予約送信」残念ながら、Gmailには予約送信機能が無いんだよなぁ〜と諦めていました。

Gmailで予約送信が可能です。

PC版とスマホ版で入り口が違うようで、まずPC版については「予約送信」という“システムラベル”(「受信トレイ」のようなもの)と呼ばれるものは今のところ用意されていないようです。じゃあどこから書いて予約するの?となりますが、それは通常のメール作成画面からとなります。一通り書き終わった後で通常の送信ボタンを押す際、傍にプルダウン(下画像の赤丸)がついていますが、ここに格納されているのが予約送信の指定画面になるわけです。

時間指定が表示されますが、イチバン使いやすいのは日時指定かなと。送りたい日と時間をピンポイントで設定できます。

助かるぅ〜

 

スマホ版にはシステムラベルで「送信予定」が表示されている

そもそも私がGmailに予約機能が付いたのに気がついたのはスマホ画面のこの表示でした。「あれ?いつの間にあったの?」という感じ。使い方はほぼPCと同様みたいです。

予約送信を活用する場面

ではどんなときにこの機能が使えるかと言うと

  • スケジュールを念押ししたいとき(こちらも忘れないようにしておきたいとき)
  • 日時指定で送信しなければならないメールがあるとき
  • あえて遅めに送りたいメールがあるとき
  • 休日に仕事をしたくないとき

以上のような場面で活躍するのかなと思います。個人的なイチオシの使い方としては、休日に仕事をしたくない場面での利用です。

ところで、予約送信を使ってこなかった私は、それまで下書きだけ行っておいて、後で送る!というメールの送り方をしておりました。これでも同様のことができますが、予約送信機能があればこの一手間から解放されます。とても便利な機能なので使わない手はない。

予約送信に変更を加えたいとき

(2020/9/8更新)

Gmailの予約送信は本当に便利ですね。在宅ワークが無くなってからもガシガシと利用させていただいてます。

ところで予約送信をキャンセルしたい!とか、送信内容に変更を加えたい!という時どうするのか?現時点では予約送信自体を編集する機能はついていないようで、一旦キャンセルする他ないようです。「予約送信をキャンセル」というリンクからキャンセルがかかります。でその後のメールはどうなるか?ということですが、安心してください!破棄されずにしっかりと下書きフォルダに移動されます。内容の編集や送信時間の変更などはすべてこちらからのやり直しという形になるようでした。

こう考えると、一旦時間を置いてメールを出すということは結構重宝するものなんですね。私の場合数時間後に設定することが多いのですが、その間お客さんから例えば「先ほどの仕様をこういう仕様に変更してちょ」なんていう追加オーダーがあったりするとメールを送っていなかったことで二度手間、三度手間が省けるなんてことになるのでした(これ地味に多いです・・・)

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